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VIII.- De los Expedientes

Consideraciones Generales
- Caratula
- Cuerpos
- Búsqueda
- Reconstrucción
- Reservados

 

El expediente judicial es un instrumento público, que resulta de la agregación de las distintas actuaciones- de las partes y del órgano judicial- en forma de legajo.
Representa la historia del proceso, muestra el trabajo profesional y de la autoridad judicial, no es propiedad exclusiva de las partes, sino del proceso mismo;en el se sigue paso a paso, el desarrollo de la contienda, la participación de las partes, las propuestas y los desacuerdos, la prueba y finaliza con la sentencia en Primera Instancia.Si ésta es apelada, continuá con la intervención de la Cámara, los actos de esa llamada " segunda instancia" y su resolución. Si corresponde, continuará con la elevación al más Alto Tribunal ( Corte Suprema), la substanciación respectiva hasta la decisión final.

- Caratula y contra-caratula:
Cuando se inicia un trámite judicial e ingresa al juzgado interviniente, se le asigna una " carátula" y una contracaratula al finalizar el cuerpo respectivo. Las carátulas vienen preimpresas en Provincia de Bs.As. y se imprimen en computadora en Capital Federal. En ellas se consigna la jurisdicción del juzgado interviniete: " Poder Judicial- Provincia de Buenos Aires", las características del órgano judicial " Juzgado de Primera Instancia Civil y Comercial No...."
El año de iniciación del expediente y la indicación del Folio del Legajo del libro de entradas.
La letra por categoría, el número de causa y el número propio del expediente.

Importante: Es importante en la primera consulta del mismo, retener estos datos que le serán de utilidad en el desarrollo del proceso.
En algunos juzgados se distribuye el trabajo de acuerdo al número del expediente y entonces cobra relevancia contar con ese dato, para conocer quien " lo lleva" o sea quien lo despacha habitualmente. Además, en el diligenciamiento de oficios y/o planillas es necesario contar a veces con esa información.-

En la carátula también se consigna el No. de la Asesoría interviniente, Defensoría y Agente Fiscal según el caso.
Respecto al nombre de los autos, se consignan mencionando en primer orden al " actor" seguido de la abreviatura c/ ( con), luego el demandado y a continuación el "objeto" del juicio.
Ej:"Menfickj, Archud c/ Fridhlti, Mincig s/ Desalojo".
Si son varios los actores o los demandados, se consigna " y otros".

Importante: Observe en la primera consulta, si no existen errores en los datos personales ( nombres y apellidos) volcados en la carátula. Si es así solicite la rectificación de la misma.
Cuando por errores importantes, o ampliación de actores y/o demandados, es necesario remitir el expediente a Receptoría para que tome razón de los mismos.-

- Las fojas: Se denominan " fojas" a las hojas de un expediente que se ordenan cronológicamente. Cuando copie un despacho,o agregue un escrito, aseguresé que en la primera consulta, el mismo ya esté foliado; generalmente el " encargado de la Mesa de Entradas" tiene esa función. Tenga en cuenta el número de foja del mismo. Consignar estos datos, le permitirá en el trabajo profesional, referenciar en forma precisa cuando este solicitando algo relacionado con ello.-
Ej: Reitero lo solicitado a fojas 34.
La contracara de la foja, se la menciona utilizando la expresión: foja 34 vuelta.

- Cuerpos: Los expedientes son divididos en los llamados " cuerpos" cuando exceden las 200 fojas, según lo ha establecido la Suprema Corte ( Acordada 1720/76).Así para su localización, el profesional, solicita el "primer cuerpo" o el " segundo cuerpo" según corresponda. Téngase en cuenta, que generalmente, se halla en letra el último cuerpo y los anteriores deben ser pedidos especialmente.-

- Búsqueda: Que ocurre si Ud. ha solicitado el expediente en reiteradas oportunidades ( dejando nota cuando corresponde) y sin embargo, éste no aparece en letra?
1- compruebe que el mismo, no tenga algún " pase",que no esté en préstamo, que no esté paralizado.
2- solicite al empleado de mesa que verifique que no esté " mal encasillado".
3- Inicie formalmente su "búsqueda". Para ello ingrese un escrito solicitando la misma y aportando todos los datos sobre el expediente. Consignando asimismo, las búsquedas por Ud. realizadas con resultado negativo.
Deberá acompañar fotocopia de la boleta de iniciación dada en Receptoría de Expediente, cuando lo ingresó.
El Secretario procederá a la busqueda  y a certificar que el expediente no ha sido hallado, si ese es el caso.Asi el juez dispone la reconstrucción.-

- Reconstrucción: Esto se halla expresamente regulado en el art. 129 del CPCC."Comprobada la pérdida de un expediente, el juez ordenará su reconstrucción..." intimándo a la actora en un plazo de 5 días a que presente las copias de los escritos, documentos y diligencias que se encuentren en su poder. Se dará vista a la contraria, quien se expidará acerca de la documentación aportada y agregará la que tuviere en su poder. Asimismo, el propio Juzgado (Secretario) aportará aquellas piezas que hayan permanecido allí radicada y "recabará copias de los actos y diligencias que pudieran obtenerse de las oficinas o archivos públicos". Ej. Escritos para agregar, decisiones registradas, sobres con documentación, etc.
No habiendo oposición,o ya resuelta éstas, el Juzgado declarara dichas copias "fidedignas" y tendrá al expediente por reconstruído.
De la reconstrucción toma nota la Receptoría de Expedientes y en la carátula, se agrega en el margen superior, la palabra " Reconstrucción".
Es habitual que por razones de seguridad, un expediente reconstruído, quede para su consulta como "Reservado". Así deberá pedirlo en adelante.

- Reservados: Como vimos, la regla general, es que los expedientes se encuentren en letra " común".Sin embargo, por decisión judicial o a pedido de parte, algunos expedientes, se reservan por Secretaría. Los motivos pueden ser la complejidad de la causa y el temor de una substracción del mismo, cuestión que será valorada por la autoridad. Generalmente las medidas cautelares, son también reservadas, atento a su carácter y para que cumplan su efecto propio.-

Importante: La agregación de documentación original no habilita a solicitar la reserva del expediente para su seguridad. Esto se cubre peticionando la reserva de la documentación en la caja fuerte del Juzgado. Así se resguarda ensobrada bajo un número que puede constar en el expediente o volcarse en un listado de documentación reservada.-