XIII: De la Documentación

Consideraciones Generales
No haremos en este punto una consideración respecto al carácter de instrumento público o privado de la documentación, según la ley; ni de los aspectos procesales establecidos para la prueba documental. Pondremos la atención, sobre la observación inicial que realiza el profesional, cuando su cliente, le consulta sobre una documentación que posee o cuando pone a nuestra consideración, documentación solicitada para un trabajo en especial y analizaremos detenidamente como se realiza dicha observación y que elementos deben tenerse especialmente en cuenta.-

Originales- Fotocopias
Por un principio de seguridad y economía, siempre se recomienda a la ciudadanía en general, que no debe desprenderse de su documentación original. Desde su documento personal, comprobantes de pagos, constancias que recibe, escrituras, etc. cuando deben ser exhibidas ante organismos públicos o privados, se recomienda, que presenten el original, acompañado de una fotocopia simple, para el supuesto caso de tener que agregar esa documentación.
Es así, que el cliente suele ser reacio a entregar documentación original, aún cuando se le explique que la misma, es imprescindible, si esta destinada a ser agregada a un expediente.-
El profesional se convierte en depositario de documentación valiosa, que prueba vínculos o derechos.-
Es aconsejable, hacer extraer fotocopias de dicha documentacion, la que quedará en poder del cliente y en nuestra carpeta, además de la que se agrega al expediente.
Mencionamos la expresión "original" y fotocopia "simple" y luego sumaremos la fotocopia "autenticada".

Los originales:

Cuando nos referimos a un original, debemos hacer algunas consideraciones.
Si estamos frente a partidas de nacimiento, matrimonio o defunción, escrituras, etc. debemos constatar cuidadosamente su carácter de original, habida cuenta la calidad actual de las fotocopias y entonces, prestar especial atención, a los sellos y las firmas insertas en ellas. De igual manera, la presencia de los estampillados fiscales. Es necesario que esta documentación se halle completa en ese sentido, sino será objeto de observación cuando sea confrontada.-
Cuando los registros civiles expiden la documentación original, suelen acompañar un juego de fotocopias certificadas por el Registro, que cumplen la misma función que el original.
Cuando la documentación, proviene de lugares lejanos, ya sea el interior del país o del extranjero, es conveniente manejarse con fotocopias autenticadas y evitar así el extravío de dicha documentación difícil o imposible de recuperar.
Como autenticamos una fotocopia?. En algunas casas de fotocopias, suelen contar con la presencia de un escribano que en el mismo acto certifica que la fotocopia es copia fiel del original que tiene a la vista.
De igual manera, concurriendo a un estudio notarial.
En el caso de títulos de propiedad, también debe verificarse su carácter de original, teniendo en cuenta especialmente el sello del escribano interviniente y los sellos de entrada e inscripción en el Registro de la Propiedad Inmueble, como asimismo, inscripciones marginales realizadas por operaciones posteriores, ya sea ventas parciales y/o constitución de hipotecas y sus cancelaciones.-

La lectura de la documentación
Extracción de datos

Datos de Inscripción: Cuando abordamos la lectura de las llamadas partidas, ya sea de nacimiento, matrimonio y defunción, tomaremos debida cuenta de los datos de inscripción en el Registro: Libro-Tomo-Sección-Año- Lugar de expedición.(sin perjuicio de conservar la fotocopia, como ya dijimos)
En el caso escrituras públicas, en la parte posterior de la misma figuran los sellos de inscripción en el Registro de la Propiedad Inmueble. En provincia de Bs.As. distinguir la inscripción de dominio a folio real o folio protocolizado, esto a los efectos del pedido de certificados de dominio.-
Retener número de inscripción y fecha.-
Del texto de la escritura surgen los demás datos de Nomenclatura Catastral: circunscripción, sección, manzana, parcela y número de partida inmobiliaria. Asimismo, se consignan medidas y linderos. En el caso que de la escritura no surgan estos datos,pueden obtenerse de una factura de impuesto inmobiliario o una de alumbrado, barrido y limpieza en Capital.-
Fechas: Visualizar las fechas contenidas y establecer con precisión cuando se produjo el nacimiento o la defunción, pues en estos casos, es común que sean expedidas con fecha posterior al hecho en sí mismo.
En el caso de las escrituras la fecha de la misma figura al inicio junto con el número de escritura y el escribano autorizante.- En el supuesto de las escrituras, la eficacia de la misma para ser oponible frente a terceros es la fecha de inscripción en el Registro.
En las escrituras de compraventa de inmuebles, donde se transmiten varias unidades o parcelas, observar si existen inscripciones marginales de ventas posteriores.
Tengase en cuenta además que si esta observando una escritura de compraventa, donde se constituye hipoteca para el pago, tenga además la escritura de cancelación de la misma.-
Puede darse la circunstancia que la hipoteca haya sido cancelada, pero no inscripta.
Variantes en los nombres: Tener en cuenta que aún en nombres y apellidos que no presenten complicaciones ortográficas, pueden producirse en el momento de las registraciones, errores de escritura, supresión de letras, variantes inpensadas que deben observarse a tiempo, para luego solicitar el llamado" auto de identidad".
Ej: Helena Martínez, Elena Martínez, Elena Martínes, Helena Martenez,etc. Estos descubrimientos aparecen cuando cotejamos distintos documentos donde aparece la misma persona, con modificaciones en sus nombres o apellidos. En algunos casos, el cliente ya lo ha descubierto y en otros lo ignora. Corresponde a nosotros, evitar complicaciones futuras y solicitar al juzgado que mediante el llamado " auto de identidad" declare que Helena Martínez y Elena Martínez son una misma e idéntica persona.
Lugares de expedición y/o domicilios: En el caso de partidas expedidas en Capital Federal y destinadas a juicios en Provincia de Bs. As., éstas deben estar legalizadas en la Cámara de Apelaciones. Se realiza mediante un estampillado ( Banco de la Ciudad de Bs.As.) y se retira en el momento.
En el caso de las partidas de defunción, observar especialmente donde consta el último domicilio del causante, ya que éste fijará la competencia del sucesorio, sin perjuicio de poder probar mediante una información sumaria que el domicilio real era otro.
En el caso de inscripción de inmuebles, tengase en cuenta a que jurisdicción pertenecen ( provincia o capital federal) porque en un sucesorio para operar la inscripción deberá hacerle frente al Registro de la Propiedad Inmueble que corresponda.-
Poderes: cuando deba acreditar personería para presentarse en juicio o le exhiban poder, deberá exigirse tener a la vista el original del mismo y constatar que el mismo se encuentre vigente.
Es importante el contenido del poder, por cuanto de su redacción, surgen los alcances del mismo, si es un poder general para juicios, si es especial para un juicio determinado, si es de representación, de administración y/o de administración y disposición. De estas consideraciones, obtendrá la información imprescindible para su tarea profesional, ya sea como apoderado o para responder a una consulta u oponer una excepción por falta de personería.-



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